Harun Yalçın
ECM Çözüm Danışmanı

 

Kurumların dijital dönüşümü, kamunun öncülüğünde son yıllarda ciddi oranda hızlandı. Kamunun başvuru işlemleri gibi süreçlerde dijital işlemleri şart olarak sunması, özel sektörü de bu konuda çözüm bulmaya yöneltti. Bu kapsamdaki doğru çözümler ise kurumların uzun yıllar boyunca etkin ve verimli kullanacağı altyapıların kurulması ile sağlanabilir.

Kurumsal İçerik Yönetim Platform Çözümleri iki temel başlık altında incelenebilir;

1-Mevcut Tüm İçeriğin “Kurumsal İçerik Yönetim Platformu’nda” Yönetilmesi

 

Kurumun tüm mevcut içeriği için analiz çalışmalarının ve kavramsal hazırlıkların tamamlanması ile süreç başlar. Kavramsal dokümana göre Opentext Content Server özellikleri ile içeriğin en uygun yetkilendirme, arşiv yapısı, belge yönetimi, arama altyapısı, entegrasyon yapısı kurgulanır.

Bu çalışmalar kurumun tüm hafızasının güvenli arşivleme ile uzun yıllar kolay erişime açık olmasını sağlayarak; ofis, personel, arşiv maliyetlerinde önemli tasarruf sağlar.

2-Kurumsal İçerik Yönetim Platformunda Yeni İçeriklerin Oluşturulması ve Yönetilmesi

 

Kurumlar ana faaliyetlerine göre çıktı üretir ve kurum faaliyeti devam ettikçe bu çıktıların üretimi de devam eder. SAP sistemlerinde üretilen içerikler, yazışma yönetim çözümlerinde üretilen elektronik imzalı belgeler, üçüncü taraf yazılımların ürettiği çıktılar bunlara örnektir.

Bu başlıkta 3 adım sıralayabiliriz;

2.1-SAP Entegre İçerik Yönetimi

SAP ile OpenText entegrasyonu, bir kuruluştaki yapısal ve yapısal olmayan veriye dair iki içerik dünyasını birleştirecek bir platform sağlayarak, anlamlı bir kullanıcı deneyimi sağlanmasına olanak tanır.

Yapısal olmayan dokümanlar SAP verileri ile eşleştirilerek anlamlandırılır ve yapısal veriye dönüştürülür. Kullanıcı dostu ara yüzü ile işlemler kolaylıkla gerçekleştirilir. SAP verisinden içeriğe, içerikten SAP verisine direkt erişim imkânı sağlanır.

  • Manuel operasyonları otomatikleştirerek, erişimi basitleştirerek döngü süresinin hızlandırılması,
  • Yapısal veya yapısal olmayan içerik odaklı iş birliğinin geliştirilmesi,
  • Kullanıcı deneyiminin artırılması,
  • Belge yönetimi özellikleri ile risklerin azaltılması,
  • Maliyetlerin azalması,

SRM ekranlarında içerik yönetimi;

 

FIORI ekranlarından içerik yönetimi;

 

2.2-Kurumsal İçerik Yönetim Platformu – ÇÖZÜMEVİ Yazışma Yönetim Modülü

 

Kurumların dijital dönüşümlerinde dijital yazışma yönetimi önemli bir basamaktır. Bu dönüşümü Kurumsal İçerik Yönetimi Planlaması ile gerçekleştirerek ilerletmek doğru bir adım olacaktır.

Dijital yazışma yönetimi ile sağlanacak faydalar;

 

  • Belge yönetiminde güvenirliliği elektronik imza ile garanti altına almak,
  • Etkinlik ve verimliliği artırmak, takip edilebilirliği kolaylaştırmak,
  • Maliyet tasarrufu sağlamak,
  • Kurum içi ve dışı birimlerle bilişim teknolojileri üzerinden iletişim kurarak zaman yönetiminde maksimum fayda sağlamak,
  • Bilginin en etkin şekilde kullanımına imkân vermek

 

Temelinde Opentext Content Server uygulaması ile güvenlik, erişim ve her türlü belge/doküman/içerik yönetimi ihtiyaçları karşılanarak geliştirilen dijital yazışma yönetim modülüdür.

 

  • Onay Süreçleri
  • Farklı Organizasyon Yapılarına Merkezi Uygunluk
  • Belge Yönetimi / Standart Dosya Planı Uygunluğu
  • Tam Microsoft Office Entegrasyonu
  • Mail Bildirimleri ve Mailden Süreç Yönlendirmeleri
  • Paralel Görev Tanımlamaları
  • KAYSİS Devlet Veri Tabanı Entegrasyonu
  • Elektronik ve Mobil İmza Altyapısı
  • KEP Gelen ve Giden Yazışma Entegrasyonu
  • GİB, NVİ Muhatap Sorgulama Entegrasyonları
  • SAP HR Entegrasyonu ile Detaylı Vekalet, İzin, Görevli Entegrasyonları
  • Kullanıcı Bazlı Raporlamalar
  • Detaylı Süreç Raporları, Otomatik Yönetici Bilgilendirme Raporları
  • Detaylı Kullanıcı Denetim Raporlamaları
  • Mobil Uyumluluk

 

Yazışma Form Arayüzleri

 

Elektronik/Mobil İmza

Postalama

Evrak Doğrulama Sayfası

Raporlama

2.3-Diğer Yazılımlarla Kolay Entegrasyon

 

Opentext Content Server tüm işlemler için; Web Servis, RESTAPI ve hazır metotlara sahiptir. Kurumsal İçerik Yönetim Platform çözümleri kapsamında bu kaynaklar kullanılarak üçüncü parti yazılım çıktıları için entegrasyonlar yapılır.