Fiori onay ekranında doğrudan E-İmza yönetimi,
ÇÖZÜMEVİ E-İmza Uygulaması ile mümkün…
Selim Çağlar
ÇÖZÜMEVİ Yazılım Mimarı
ÇÖZÜMEVİ tarafından geliştirilen E-İmza uygulaması hem SAP eko-sisteminde e-imza kullanımı özelinde hem de şirketlerdeki kâğıt tasarrufu açsından önemli yenilikler getiriyor.
Temelde çalışan üç sistem var;
Bunlardan bir tanesi SAP, yani sürecin başladığı, tüm verilerin ve iş akışının olduğu alan. Burada imzalanacak doküman oluşturuluyor, OpenText üzerinde arşivleniyor, böylece OpenText de sisteme dahil edilmiş oluyor. Ek olarak E-İmza uygulaması söz konusu; burada da ÇÖZÜMEVİ’nin E-İmza uygulaması devreye giriyor. ÇÖZÜMEVİ E-İmza çözümü ile Fiori onay ekranında doğrudan E-İmza yönetimi mümkün oluyor.
OpenText’i olmayan şirketler için de herhangi bir sorun yaşamadan SAP Server üzerinde ya da SAP ile entegre olan mevcut bir doküman yönetim sistemleri varsa orada dokümanlar arşivlenebilir.
Yönteme baktığımızda; imza gerektiren evraklar tamamen dijital ortamda ilerliyor ve hiçbir şekilde kâğıt çıktısı gereği duyulmuyor. Bu da şirketlerde binlerce sayfa çıktı ve önemli ölçüde zaman tasarrufu anlamına geliyor. Banka ödeme onayları, izin onayları, mesai formları, satın alma, avans, seyahat talep onayları, ihale dokümanları gibi birçok doküman, ÇÖZÜMEVİ E-İmza uygulamasının sunduğu kolaylıklar sayesinde, yüzde yüz dijital olarak imzalanabiliyor. Sahadaki personel mobil cihaz üzerinden evraklarını imzalayabiliyor. Gerektiğinde imzalanan bu dokümanlar şirket dışına da gönderilebiliyor.
Tamamen SAP tarafında uyarlanabilir bir yapı kurduk. Sistemi kurmadan önce birçok önemli test gerçekleştirdik. Bugüne dek 7.000’den fazla belge başarıyla imzalandı. Bu da 10 binden fazla sayfa anlamına geliyor. ÇÖZÜMEVİ E-İmza uygulaması, bugün tüm şirketlerde kurulup devreye alınabilecek durumdadır.
Tüm imza süreçlerinin S/4HANA ve Fiori Gelen Kutusu’nda onaylanmasını ve kendi geliştirdiğimiz Giden Kutum uygulamasıyla da takibini sağlıyoruz. Ayrıca SAP Fiori’deki İş Akışı raporunu da bu düzlemde geliştirdik.
Gerçekleştirilen büyük ölçekli ulaşım projeleri çerçevesinde e-imzanın “S/4HANA Fiori Gelen Kutum Uygulaması” ile entegre çalışmasını sağladık. Bunu yaparken, modüler olması için SAP’deki tüm onay süreçlerini kapsayacak şekilde bir entegrasyon gerçekleştirdik.
Nasıl İşliyor?
Belge oluşup, kullanıcı verilerini ekrana girdikten sonra, E-İmza sürecini başlattığında ilk onay vericiden olmak üzere akış başlamış oluyor. Akış tamamlanıp tüm imzalar atıldıktan sonra ise doküman son haliyle arşivleniyor ve ilgili kişilere bildirim gidiyor. Sonrasında bu doküman istendiğinde, mail yoluyla kolayca paylaşılabiliyor. Sistem SAP altyapısını kullandığı için son derece de güvenli.
S/4HANA Fiori Gelen Kutum Uygulaması
Kullanıcının imzalaması gereken belgeye ilişkin iş akışı görüntülenir
İmza Uygulaması butonu ile ÇÖZÜMEVİ E-imza uygulaması çalışır, belge imzalanır ve akış tamamlanır
Aynı işlem SAP GUI Uygulaması üzerinden de yürütülebilmektedir
OpenText üzerinde sürecin başında arşivlenmiş olan dokümanın imzalı versiyonu oluşturulmuştur
ÇÖZÜMEVİ Fiori Giden Kutum uygulamasında imza durumu görüntülenebilir