İETT’de değişim ve dönüşüm zincirinin son halkası SAP ERP projesi tamamlandı. SAP ERP projesinin İETT için en önemli katkıları, 15 milyon kişilik bir şehrin toplu taşıma hizmetini yönetirken, çevik bir yönetim için doğru bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilmek, daha önce defalarca denenmiş yöntemleri referans alarak süreçlerimizi iyileştirmek oldu.

Muhammed Yavuz – İETT Bilgi Teknolojileri Müdürü

Firmanız ve faaliyetleriniz hakkında bilgi verebilir misiniz?

İETT Genel Müdürlüğü, İstanbul Büyükşehir Belediyesi Başkanlığına bağlı olarak çalışan, İstanbul’da toplu taşıma hizmetini yöneten bir kurum.

Yaklaşık 7000 personel, 12 garaj, 3200 otobüs, 18 milyon İstanbulkart gibi bir kaynağa sahibiz. Yılda yaklaşık 1, 3 milyar yolculuk yapılmasını sağlıyoruz.

Amacımız sadece yolcularımızı bir yerden bir yere ulaştırmak değil aynı zamanda toplu ulaşım kültürünü tıpkı gelişmiş ülkelerde olduğu gibi yaygınlaştırmak.

Sosyal sorumluluk projelerimiz ve ulaşımla ilgili öncü projelerimizle hem Türkiye’de hem de dünyada örnek bir kurum haline geldik. Yurtiçi ve yurtdışından aldığımız ödüllerle başarılarımızı tescilledik. Son olarak dünyanın en iyi ulaşım kartı ve bilet sistemlerinin ödüllendirildiği Londra’daki ‘’Transport Ticketing & Passenger Information Global’’ ödül töreninde ‘’İETT kart’’ ile en iyi ulaşım kartı ödülüne layık görüldük.

Başarı öyküsüne konu olan SAP projenizi kısaca tanımlar mısınız?

2014 yılı Eylül ayında başladığımız, 16 ay gibi kısa bir sürede canlıya geçirdiğimiz ERP projemiz kamu-yerel yönetim alanında ilk olması ve kapsamlı bir değişim getirmesi nedeniyle birçok zorluğu içinde barındırıyordu.

Tabi şuna da değinmek gerekir: Proje başlangıcı Eylül 2014 olsa da bu aşamaya gelinceye kadar kurum olarak birçok dönüşüm yaşadık. 2009 yılına kadar uzanan bu süreçte misyon ve vizyonun güncellenmesi başta olmak üzere, uluslararası bir şirket tarafından sertifikalandırılmış 12 kalite belgesi, reorganizasyon, kamuda yine bir ilk olan kariyer yönetimi ve yetenek yönetimi, dünyada pek çok ödül almış yeni satın alma modelleri, kaizen, inovasyon, EFQM Mükemmellik Modeli, süreçlerle yönetim gibi 40 farklı teknik uygulanarak projenin ön hazırlıkları yapıldı.

Başlangıcında SAP ERP çözümlerinden İnsan Kaynakları Yönetimi, Finans Yönetimi, Bütçe Performans Yönetimi, Bakım Yönetimi, Malzeme ve Satın Alma Yönetimi modülleri planlanırken, ihtiyaçlar doğrultusunda Satış ve Dağıtım modülü de kapsama dâhil edildi.

Genel Müdürümüz Sayın Mümin Kahveci Bey’in sponsorluğunu yaptığı projede kurumda bulunan 10 farklı birimden personel tam zamanlı olarak görev aldı.

Bu projeye neden ihtiyaç duydunuz?

Aslında daha öncede bahsettiğimiz gibi ERP bizim için değişim ve dönüşüm zincirinin son halkasıydı. Yaşadığımız 5 yıllık süreci kurumun kılcal damarlarına kadar işletecek, geri dönülmez noktaya getirecek belki de yegâne çözümdü.

Tabi bununla birlikte 15 milyon kişilik bir şehrin toplu taşıma hizmetini yönetirken; çevik bir yönetim için doğru bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilecek olmak, daha önce defalarca denenmiş yöntemlerle süreçlerimizi iyileştirebilmek bizim için önemli noktalar oldu.

Projenin kurumunuza ne gibi faydaları oluyor?

Sürekli iyileştirme mantığı çerçevesinde süreçlerimizi tekrar gözden geçirmiş olmak, süreçleri daha verimli hale getirmek projenin en önemli somut çıktılarından birisi oldu.

Bunun yanında verinin tek noktada girilmesi, doğru bilgiye hızlı şekilde ulaşılması da hem operasyon seviyesinde hem de yönetim seviyesinde, karar destek anlamında büyük katkılar sağlayacaktır.

SAP projesini hangi çözüm ortağıyla, nasıl gerçekleştirdiniz? Bu seçimi nasıl yaptınız?

İETT Genel Müdürlüğünün durumu düşünüldüğünde aslında teknoloji ya da çözüm ortağı seçme gibi bir şansımız mevcut değil. Zaten bunun için de proje öncesinde pek çok istekliyle çalışmalar yaptık. Burada beklentimiz projenin kalitesinden ödün vermeyecek ve know-how transferi yapabilecek bir çözüm ortağı olmasıydı.

Yapılan ihale sonrasından en avantajlı teklifi veren Çözümevi şirketi ile anlaştık. Proje süresince aynı hedef doğrultusunda tek bir vücut olarak hareket ettik.

İlerleyen dönemlerde ne tür uygulamalar, yenilikler düşünüyorsunuz?

Öncelikle yeni uygulamalar ve yöntemler için gerek sektör içi gerekse sektör dışı benchmarking çalışmalarını sürdüreceğiz. Bununla birlikte Proje Yönetim Modülü, BusinessObjects gibi teknoloji portföyümüzde bulunan bazı teknolojileri de daha aktif kullanmaya başlayacağız.

Benzer çözümler kullanmak isteyen firmalara ne gibi tavsiyeleriniz olur?

Proaktif olun, reaktif olun, inovatif olun ve mutlaka pozitif olun. Değişime asla direnmeyin, trendleri takip edin ve sürekli kıyaslama çalışmaları yapın.